Mettre en place et gérer un bureau de projets

Cet atelier s'adresse aux :

• Directeur de projet 
• Directeur de BdP / PMO (Project Management Office en anglais) en place ou récemment nommé 
• Chef.fe de service ou membre de comité de direction souhaitant évaluer l'opportunité d'un BP 
• Chef.fe de projet confirmé.e qui doit assumer des fonctions de BP 
• Responsable organisation ou qualité projet

• Apprendre à définir le cahier des charges de son (futur) BdP
• Connaître les différents positionnements d'un bureau de projets et choisir le(les) plus pertinent(s)
• Connaître la liste exhaustive des services pertinents d’un BdP
• Apprendre à définir les meilleures stratégies de mise en œuvre du BdP selon les parties prenantes
• Apprendre à planifier la mise en place d’un BdP
• S’exercer à faire la promotion d’un BdP auprès de sa direction / des parties prenantes
• Connaître les raisons d’échec et mesurer les succès d'un bureau de projets

DUREE

2 jours, 14 heures

JOUR 1

SÉQUENCE 1 –Démarrage de la formation

• Exercice d'envol: mini-projet permettant de faire ressortir les points du programme
• Présentation des objectifs, du programme, de la logistique et des principes de fonctionnement
• Présentation individuelle des participants, suivi d'un jeu d'échange

SÉQUENCE 2 – Des bureaux de projets, votre bureau de projet

• Histoire et types de bureaux de projets
• Etude du contexte
• Identifier la culture organisationnelle et et de projet
• Évaluer le niveau de maturité en gestion de projet et sa future évolution
• De qui vient la demande ?
• Les typologies existantes

SÉQUENCE 3 – Conception et planification du projet “Mise en place d’un BP”

• OBJECTIFS : objectifs à court, moyen et long termes (inspiration selon catégories de bureaux de projets / écriture des spécifications fonctionnelles)

• Le QUOI : services identifiés (selon checklist) pour répondre aux objectifs ci-dessus, ainsi que livrables associés (exemples: tableau de bord multi-projet, gabarits de plan de projet, cycle de vie indiquant conditions de passage des jalons porte, etc.), gouvernance à mettre en place, budget de fonctionnement, rapports de suivi, etc. Et définition des activités pour produire tous ces livrables.

JOUR 2

SÉQUENCE 3 – Conception et planification du projet “Mise en place d’un BP” (suite)

•  La QUALITÉ : indicateurs en lien avec les livrables ci-dessus
• Le QUI : étude des parties prenantes, définition des impacts sur elles du bureau de projet, identification de premières stratégies en termes de périmètre, communication, changement et gouvernance

SÉQUENCE 4 – Contraintes, conditions, facteurs de succès

• Le QUI : définir les ressources, leurs rôles et responsabilités dans le montage du bureau de projet, définir la gouvernance du projet (incluant le sponsor) ainsi que les fournisseurs / sous-contractants le cas échéant

• Les DELAIS : planifier les délais et jalons du projet

• Le BUDGET : établir le budget pour monter le bureau de projets mais aussi montrer la rentabilité future

• Les RISQUES : analyser et traiter les risques du projet

SÉQUENCE 5 – Communication et gestion du changement

• Définir le plan de communication et la gestion du changement, inclure les actions dans la planification.

• Le PILOTAGE : créer le tableau de bord de la mise en place du bureau de projets avec des indicateurs en lien avec les objectifs initiaux

SÉQUENCE 6 – Des gabarits et du succès

• Tableau de bord multiprojet
• Plan de projet et validation de projet
• Cycle de projet
• Des éléments clé de consolidation (revue multiprojet par un BP de contrôle)
• Jeu de rôle de vente du bureau de projet à la hiérarchie
• Raisons d’échec, critères de succès, indicateurs de succès

SÉQUENCE 7 – Plans d'actions individuels

PRE-REQUIS DE CONNAISSANCE

Avoir suivi la formation en méthodologie de projet ou avoir une expérience sénior en gestion de projets

METHODES MOBILISEES

Présentiel ou distanciel. Si mode distanciel, les outils Teams ou Zoom peuvent être utilisés, selon le souhait du client. En cas de difficultés rencontrées, il est toujours possible de rejoindre le formateur / la formatrice au 06.89.01.96.25.

NOMBRE DE STAGIAIRES

Le nombre maximum de personnes pour cet atelier est de 12 personnes.

MODALITES D'EVALUATION 

En plus du questionnaire de satisfaction rempli à la fin du stage, les participants rempliront aussi un quizz compétences au tout début et à la toute fin de la formation afin de prendre la mesure de leurs apprentissages. 

ACCESSIBILITE AUX PERSONNES HANDICAPEES

Si vous êtes en situation de handicap ou avez des restrictions, vous pouvez nous contacter afin de déterminer si des adaptations sont possibles.

DELAIS D'ACCES

Les dates de formation sont définies en fonction de la disponibilité du(de la) client(e) et des formateurs(trices).

TARIFS

Le prix journalier est de 1550 euros HT / jour pour le nombre maximum de personnes indiqué. 

CONTACT

Vous pouvez nous joindre soit en utilisant le formulaire de contact ci-dessous ou encore par téléphone au +33 (0)3 88 32 97 53 ou encore au +33 (0)6 89 01 96 25.